Recientemente, me he encontrado con potenciales estudiantes de ingeniería que me han comentado que están indecisos sobre su elección hacia una carrera ingenieril. Esto es porque les gusta la parte administrativa y piensan que una ingeniería es una carrera puramente técnica.
Por esto, me he decidido a escribir este artículo y compartirles algo más de mi experiencia profesional.
En ocasiones anteriores, les he hablado sobre la interacción de las diferentes ingenierías en el ámbito industrial; en este caso, me voy a enfocar más en las tareas administrativas y como la ingeniería puede darte la flexibilidad de tomar un rol administrativo si así lo decides.
Dentro de mi carrera profesional, he tenido la oportunidad de fungir roles como Ingeniera de Manufactura e Ingeniera de Diseño Mecánico. Pero realmente mi pasión ha sido la gerencia de proyectos o Project Management.
¿Qué es Project Management?
Para entender Project Management, es necesario saber como se define un proyecto. De acuerdo con el PMI (Project Management Institute), un proyecto es una tarea única con una fecha de inicio y final determinado, con un alcance definido y recursos asignados.
Entonces, Project Management es definido como la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas, aprendizaje e integración que la organización necesita.
¿Cuáles son las tareas de un Project Manager?
Hay varias áreas de conocimiento que un Project Manager necesita dominar, pero principalmente su labor se enfoca en tres puntos clave: costo, tiempo y calidad.
Estos tres puntos interactúan entre sí; es decir, si quiero que el producto final cueste menos tengo que bajar la calidad. O tal vez, la meta es reducir el tiempo entre inicio y final del proyecto, entonces tengo que subir el costo para asignar más recursos; y así sucesivamente.
Por esta razón, una de las tareas de un Project Manager es entender la necesidad del cliente y transformarlo en una visión. Además, tener la capacidad para transmitir esta visión al equipo de trabajo y guiarlos en la dirección correcta.
Hablando en el ámbito industrial, vamos a encontrar este rol tanto en la parte de manufactura como en la parte de diseño. Por un lado, un Project Manager en la parte de diseño se va a encargar que el diseño de un producto esté disponible y validado para producción en masa.
Mientras que, un Project Manager enfocado en operaciones o manufactura se va a encargar de que el lanzamiento para producción en masa sea terminado a tiempo y de acuerdo con las metas fijadas.
¿Qué habilidades necesito para ser Project Manager?
El día a día de un Project Manager se basa en la comunicación, ya sea con el equipo de trabajo, inversionistas, clientes, ejecutivos, etc. Esta es la base para mantener ese triangulo de costo-calidad-tiempo en balance.
Para explicar de una manera mas práctica el rol de un Project Manager, voy a usar como ejemplo el montaje de una exposición dentro de la universidad. La maestra te ha asignado como líder para montar esta exposición y ha asignado a un equipo de trabajo que va a estar apoyándote durante seis meses con esta tarea.
Tienes un presupuesto de 100USD, 5 compañeras de diferentes ingenierías que seguirán tus instrucciones, incluyendo una líder técnica, y una fecha de inicio y final determinada. Lo primero que tienes que hacer es un plan de trabajo que se ajuste a tus recursos y tu presupuesto. Y que además, cumpla la meta que es hacer una representación del día de muertos en México integrando elementos mecánicos y electrónicos.
Tus compañeras de ingeniería electrónica quieren hacer un montaje de luces automatizadas con sensores laser que tomaría 8 meses montar y tendría un costo aproximado de 150USD. Por otro lado, las de ingeniería mecánica quieren montar un mecanismo con engranajes y poleas que tomaría 7 meses montar con un costo aproximado de 200USD.
Las dos propuestas suenan interesantes, pero ¿se ajustan a tu presupuesto y el tiempo que tienes para terminar el proyecto? Realmente no, así que preparas las propuestas con tu líder técnica y definen el concepto en base a un mecanismo accionado por sensores ópticos. Tu líder técnica y tu definen que el tiempo aproximado sería de 6 meses y el costo de 80USD.
Un ejemplo gráfico
Teniendo una propuesta factible, vas a presentarle la idea a tus inversionistas, clientes y equipo de trabajo, que en este caso sería tu maestra y la mesa directiva de la universidad. Es importante que la gente que te puso a cargo este de acuerdo con tu estrategia y planes.
Después de obtener su aprobación, vas a detallar el plan de trabajo al nivel de saber qué tareas tiene que terminar tu equipo cada día, cada semana y cada mes.
Exposición del Día de Muertos
Cada proyecto sigue las mismas etapas: definición, planeación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.
El plan es perfecto, pero eso no quiere decir que no te encuentres con problemas dentro del desarrollo. Tal vez los componentes llegaron más tarde de lo planeado, o un cable se rompió un día antes de el lanzamiento al público y tienes que reemplazarlo.
Responsabilidades
En la etapa de ejecución vas a encontrar una tarea más del Project Manager, el manejo de riesgos. El presupuesto total para tu proyecto asignado es de 100USD, por lo que definiste el concepto técnico para que costara alrededor de 80USD. Esta estrategia te va a permitir tener 20USD para manejo de riesgos y poder cubrir gastos inesperados.
Por otro lado, hasta ahora te has enfocado en el manejo de recursos monetarios. Te das cuenta que para este proyecto, es la primera vez que tus compañeras de ingeniería electrónica trabajan con las de ingeniería mecánica y al parecer, no se llevan muy bien. La siguiente tarea del Project Manager es formar al equipo, eres la líder del proyecto.
Has pasado por la parte sencilla de asignar tareas y diseñar planes, pero estas entrando ahora en la parte de manejo de recursos humanos. Esto implica, emociones, preguntas, dudas, miedos, y la complejidad que el simple hecho de ser humanos conlleva.
Por esto, la primera habilidad que mencione de un Project Manager es la comunicación. Para mi, hay dos responsabilidades que tengo muy presentes en el día a día como Project Manager. La primera es que mi equipo tenga metas claras a seguir, y la segunda que estén motivadas.
Y una vez más, haciendo uso de la creatividad innata de una ingeniera, decides llevar a cenar a tu equipo y les pides que se presenten cada una contestando tres preguntas: ¿dónde crecí?, ¿cuál es mi pasatiempo favorito?, ¿por qué decidí estudiar ingeniería?
Durante la cena te das cuenta de que tú y tu equipo tienen más en común de lo que pensaste al principio y el trabajo día a día empieza a ser más fácil. Vas a encontrar muchos retos durante la ejecución de tu proyecto, y tienes que contar con el respaldo tanto de tu equipo y tus inversionistas para ejecutarlo exitosamente.
Conclusiones
Después de vencer los retos de dirigir un proyecto y a un equipo hacia una meta, aprender a comunicarte con los diferentes niveles de la organización y tomar acciones hacia los riesgos y problemas que se te presentaron; lanzas tu proyecto satisfactoriamente al público, a tiempo y dentro de tu presupuesto. Ahora, solo resta felicitar a tu equipo celebrar y cerrar tu proyecto pensando en todo lo que aprendido para aplicarlo en el siguiente proyecto.
Esta es una opción de carrera que puedes agregar a tus opciones si estudias una ingeniería, y como ves, no es una posición que requiera la aplicación del conocimiento técnico en un día a día.
¿Te llama la atención esta opción de carrera? O tal vez tienes alguna duda sobre lo comentado en este articulo. Escríbeme a mi correo de quetvague@gmail.com y con gusto puedo contarte más sobre mi experiencia como project manager.